Rekisteriseloste
1. Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä: Upitrek oy (jäljempänä Upitrek)
Y-tunnus: 2368312-3
Osoite: Kiviniementie 59, 87850 Paltaniemi
Puhelin: 040 733 9262
Sähköposti: sales@upitrek.com
Yhteyshenkilö: Niina Jämsén
2. Upitrekin asiakas- ja markkinointirekisteri
Rekisterissä käsitellään Upitrekin asiakkaiden ja markkinointiviestintään suostumuksensa antaneiden henkilötietoja.
3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
1) Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella
Henkilötietojen käsittely on tarpeen matkavaraukseen liittyvien asioiden hoitamiseksi sekä asiakasyhteydenpitoon. Asiakkaiden sähköpostiosoitteet lisätään uutiskirjelistallemme. Uutiskirjelistalta pääsee poistumaan jokaisessa uutiskirjeessä olevan linkin kautta.
2) Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella
Rekisteröidyn vapaaehtoinen suostumus, esim. lomakkeella kysytty lupa markkinointiin. Rekisteröidyille lähetetään tietoja Upitrekin tuotteista ja tarjouksista. Viestintämuoto on sähköpostissa lähetettävä uutiskirje (max. 6 kertaa vuodessa). Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.
4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Rekisteri voi sisältää seuraavat tiedot:
* nimi
* osoite
* sähköpostiosoite
* puhelinnumero
* kansallisuus
* ostetut matkat ja matkustusvuodet tai tiedot mielenkiinnon kohteina olleista matkoista
Asiakkaalta voidaan matkan varausvaiheessa pyytää muitakin varauksen kannalta oleellisia tietoja esim. erityisruokavaliot, syntymävuosi tai kokotiedot (pituus, kengännumero), mutta näitä tietoja ei tallenneta asiakasrekisteriin.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakastiedot saadaan asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä, upitrek.com-sivuston kautta (uutiskirjeen tilauslomake) tai muutoin suoraan rekisteröidyltä.
6. Henkilötietojen käsittelijät
Henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät. Työsuhteen päättyessä varmistetaan mm. salasanat vaihtamalla, ettei entisillä työntekijöillä ole pääsyä rekisteriin.
Upitrek.com -nettisivujen uutiskirjeen tilauslomakkeella kerättäviä henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun Davas Oy järjestelmissään.
Matkajärjestelyjen toteuttamiseksi henkilötietoja käsittelevät Upitrekille palveluja tuottavat alihankkijat esim. majoitusliikkeet. Heillä ei ole oikeutta jakaa tietoja eteenpäin tai hyödyntää muuta tarkoitusta varten. Tiedot on tuhottava heti, kun tietoja ei ole enää matkan kannalta tarpeellista säilyttää.
7. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja säilytetään Microsoftin pilvitallennuspalvelussa, jonka puitteissa tietoja voidaan siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) edellyttämällä tavalla.
Uutiskirjeiden lähettämiseen käytetään MailChimp -palvelua, jolloin tiedot voivat palvelun sisällä siirtyä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. MailChimp käsittelee henkilötietoja GDPR:n vaatimusten mukaisesti.
Upitrek.com -sivustolla on käytössä Google Analytics, jonka avulla kerätään tilastotietoja verkkosivuvierailuista. Käyttäjiä yksilöivää tietoa ei kerätä. Google Analytics -evästeistä kerätyt tiedot voivat tallentua EU:n ulkopuolelle.
8. Henkilötietojen säilytysaika
• Henkilötiedot säilytetään rekisterissä 10 vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen.
• Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme uutiskirjeessä olevan linkin kautta.
9. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
10. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietokoneet on suojattu palomuurilla ja muiden teknisten toimenpiteiden avulla. Mobiililaitteet on suojattu sisäänkirjautumiskoodeilla ja virustentorjuntaohjelmin. Henkilökohtaisia tietoja sisältävät, manuaalisesti käsiteltävät asiakirjat hävitetään asianmukaisesti käsittelyn jälkeen.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen: Upitrek oy, Kiviniementie 59, 87850 Paltaniemi
Tarkastusoikeus: Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus: Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto: Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen: Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löydät täältä.
13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 5.7.2023.